FM Adoption
Il percorso di FM Adoption è suddiviso in fasi che possono essere avviate nel tempo in base a diversi fattori e servizi che si vogliono attivare in maniera graduale.
Si partirà con la creazione dell’anagrafica tecnica costituita da planimetrie ed asset e la gestione della documentazione.
Prima dell’avvio delle attività deve essere individuata la persona che all’interno dell’azienda assumerà il ruolo di Facility Manager e che potrà prendere decisioni operative consultandosi con la proprietà.
Descor assegnerà al progetto un Project Manager che si interfaccerà in maniera continuativa con il cliente e che avrà la responsabilità primaria della pianificazione e controllo di tutte le attività che formano il progetto.
Analisi preliminare delle esigenze
L’attività di analisi preliminare è finalizzata ad individuare gli obiettivi del cliente e a definire i requisiti funzionali necessari per rispondere alle esigenze delle figure coinvolte.
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Definizione workflow operativi
In fase di startup è necessario configurare il sistema collegando un workflow al processo di modifica degli elementi di anagrafica per far in modo che l’elemento venga validato solo dopo aver completato l’iter autorizzativo.
Maggiori DettagliProfilazione ruolo utenti
Per ogni ruolo, verranno definiti i permessi in lettura, scrittura o divieto a livello di singolo attributo.
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Definizione e creazione consistenza immobiliare e anagrafica tecnica
L'anagrafica tecnica è la "carta d'identità" del patrimonio immobiliare e infrastrutturale ed è la base indispensabile per poterlo gestire, manutenere e valorizzare gli immobili.
Maggiori DettagliNormalizzazione dati e planimetrie
Dopo aver raccolto tutto il materiale disponibile (planimetrie, dati, documenti, etc.) si procede con un primo caricamento a sistema.
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Censimenti sul campo
In caso di dati mancanti dovrà essere pianificata un’attività di rilievo e censimento sul campo.
Maggiori DettagliData entry
La prima attività di data entry massiva di planimetrie dati e documenti viene solitamente eseguita da Descor in modo autonomo, così da avere i dati disponibili nel sistema informativo in breve tempo.
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Gestione documentale
La gestione dei documenti rappresenta uno degli elementi fondamentali di un sistema di Facility Management.
Maggiori DettagliFormazione del personale
La preparazione ed il coinvolgimento delle risorse umane è la chiave per il successo di un percorso di FM Adoption.
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Go-live del sistema
Durante questa fase viene preparato l’ambiente server con il database, il server applicativo, il server web, etc.
Maggiori DettagliAnalisi preliminare delle esigenze
L’attività di analisi preliminare è finalizzata ad individuare gli obiettivi del cliente e a definire i requisiti funzionali necessari per rispondere alle esigenze delle figure coinvolte. L’attività coinvolge sia il PM che l’Analista Funzionale e prevede l’analisi di dettaglio partendo dai requisiti di sistema fino alla definizione della reportistica.
Tali attività daranno vita alla documentazione di progetto che, una volta approvata, costituirà la base per la parametrizzazione del Sistema Informativo. Sulla base della documentazione di progetto verranno definiti i processi da gestire e le modalità con cui attivarli.
Definizione workflow operativi
Una volta definiti i processi sarà necessario procedere con la configurazione dei flussi di lavoro.
Il sistema dispone di un motore di workflow con cui è possibile predisporre diversi flussi operativi per differenti scopi: dal processo di acquisizione/dismissione di un immobile, alle richieste di intervento, ai lavori straordinari, alla gestione documentale, ai traslochi, etc. In fase di startup è necessario configurare il sistema collegando un workflow al processo di modifica degli elementi di anagrafica per far in modo che l’elemento venga validato solo dopo aver completato l’iter autorizzativo.
Profilazione ruolo utenti
Uno step importante riguarda la profilazione dei ruoli utenti che, se da una parte deve permettere a più persone possibili di accedere ed utilizzare i dati, dall’altra, è necessario garantirne l’integrità ed anche, in alcuni casi, la riservatezza.
Infocad.FM garantisce la sicurezza dei dati ai massimi livelli, anche dal punto di vista grafico.
La gestione avanzata della sicurezza permette di definire, per ogni singolo utente, il suo livello di accesso rispetto ai dati e alle rappresentazioni grafiche.
Per ogni ruolo, verranno definiti i permessi in lettura, scrittura o divieto a livello di singolo attributo.
Se un utente non avrà i permessi per vedere una determinata categoria di oggetti, non vedrà né i dati né la loro rappresentazione in planimetria.
Oltre ai permessi sui dati si potranno attribuire i permessi sulle azioni che l’utente può fare.
La gestione della sicurezza è estremamente granulare ed il controllo d’accesso degli utenti può essere demandato ai sistemi di autenticazione aziendali (interfacce opzionali per LDAP, Active Directory, etc.).
Definizione e creazione consistenza immobiliare e anagrafica tecnica
Come step successivo si procede con l’analisi del patrimonio immobiliare, in base al quale si strutturerà l’albero di navigazione. Si definisce l’elenco degli immobili da gestire verificando il materiale che si ha a disposizione per ogni sito (planimetrie, impianti,
documentazione, etc.).
L'anagrafica tecnica è la "carta d'identità" del patrimonio
immobiliare e infrastrutturale ed è la base indispensabile per poterlo gestire, manutenere e valorizzare gli immobili.
Infocad.FM consente di importare massivamente i dati (file DWG, RVT, XLS Excel, piani manutentivi, etc.) grazie a tool potenti e facili da utilizzare. La creazione dell'anagrafica tecnica può avvenire in vari modi:
- valorizzando i dati già disponibili ma gestiti finora in modo non integrato (planimetrie, modelli BIM, file XLS, etc.)
- eseguendo rilievi sul campo (da zero o ad integrazione dell'esistente)
- tramite interfacciamento con i sistemi aziendali esistenti (ad esempio: sistemi ERP, come SAP, sistemi di property & finance, gestionali HR, database vari, etc.).
Normalizzazione dati e planimetrie
Dopo aver raccolto tutto il materiale disponibile (planimetrie, dati, documenti, etc.) si procede con un primo caricamento a sistema. Completata questa prima fase si procederà con un’attività di Due Diligence per individuare i dati mancanti e da reperire.
Censimenti sul campo
In caso di dati mancanti dovrà essere pianificata un’attività di rilievo e censimento sul campo che potrà essere eseguita sia da personale interno se disponibile o in
outsourcing con personale Descor.
Data entry
La prima attività di data entry massiva di planimetrie dati e documenti viene solitamente eseguita da Descor in modo autonomo, così da avere i dati disponibili nel sistema informativo in breve tempo. È possibile procedere anche in modalità training-on-the-job coinvolgendo le figure dell’ufficio tecnico del cliente.
Gestione documentale
La gestione dei documenti rappresenta uno degli elementi fondamentali di un sistema di Facility Management. Anche in questo si caso va definito il set di
documentazione che si vuole gestire per ciascun immobile. La Due Diligence avviata per le planimetrie ed i dati verrà estesa anche alla documentazione.
Infocad.FM consente di catalogare i documenti secondo l’anagrafica spaziale (struttura del patrimonio immobiliare) e li rende disponibili agli utenti in modo semplice.
Il modulo documentale permette di definire diversi tipi di documenti associabili ai vari livelli di patrimonio, dal complesso immobiliare all’impianto fino al singolo asset, e consente di profilare diritti differenziati per gli utenti aziendali in termini di visualizzazione e aggiornamento dei documenti (ad esempio su base geografica o per tipologia).
Per ogni documento è indicato lo stato, in modo visuale ed intuitivo: i documenti in corso di validità sono contrassegnati dal colore verde e i documenti scaduti dal rosso.
Tutte le operazioni di gestione avvengono via web: configurazione dell’albero di classificazione, caricamento dei documenti, creazione di nuove revisioni (che rendono “obsolete” le versioni precedenti, comunque consultabili), esecuzione di ricerche secondo diversi criteri, esportazione dei documenti presenti, etc.
Il caricamento può avvenire per singolo documento oppure in modo massivo, tramite fogli excel precompilati.
Formazione del personale
La preparazione ed il coinvolgimento delle risorse umane è la chiave per il successo di un percorso di FM Adoption. Per tale motivo è fondamentale predisporre un piano di formazione ed aggiornamento professionale continuo fin dall’avvio del progetto anche in modalità training-on-the-job durante tutte le fasi operative.
Questa modalità permetterà di arrivare al go-live con il personale interno formato ed autonomo in maniera adeguata a garantire un alto livello qualitativo dei servizi da erogare.
I corsi hanno come obiettivo di rendere gli utenti autonomi nella consultazione, l’analisi e la ricerca dei dati nel sistema Infocad.FM, nonché nella gestione dei processi nella loro area di competenza.
Il piano di formazione sarà strutturato in funzione del target di utenti e delle attività specifiche che questi saranno chiamati a svolgere.
I vari moduli didattici prevedono, oltre all’istruzione all’uso dei comandi del software, anche il trasferimento del know-how necessario alla comprensione e all’uso proattivo di un sistema di Facility Management in base al singolo ruolo.
Nel caso in cui il sistema debba essere aperto ad un gran numero di utenti, sarà necessario prevedere un approccio di “Formazione dei Formatori”, attraverso il quale verrà preparato il personale interno del Fornitore del Servizio che provvederà poi al trasferimento di know-how agli utenti finali.
I benefici di questo approccio sono molteplici:
- durata della formazione ridotta
- riduzione della dipendenza dal gruppo di lavoro esterno-fornitore
- conoscenza del patrimonio sin dalle fasi iniziali che sarà mantenuta e sviluppata all’interno
- la risposta degli utenti alle attività di formazione è generalmente migliore perché condotta da personale interno.
Go-live del sistema
Durante questa fase viene preparato l’ambiente server con il database, il server applicativo, il server web, etc. Inoltre viene strutturata la banca dati e vengono messe a punto le procedure per il mantenimento della stessa secondo le funzionalità e i requisiti definiti durante l’analisi.
Vengono popolate le tabelle di servizio che sono a supporto della gestione personalizzata del Cliente e consentono, una volta alimentate, di personalizzare l’applicativo sia in termini gestionali che di navigazione (ad esempio la creazione della struttura dell’albero di navigazione
immobiliare, le tipologie di asset, la nomenclatura dei vani, l’anagrafica utenti e ruoli, etc.).
Viene installato il software
Infocad.FM e attivati i moduli.
Durante questa fase vengono implementati due ambienti:
- ambiente di test
- ambiente di produzione, rilasciato al momento dell’attivazione dei servizi applicativi agli utenti.
L’ambiente di test verrà impiegato anche per la formazione e le prove e verifiche delle nuove
implementazioni. Una volta effettuato il go-live del progetto, verrà attivato il servizio di supporto agli utenti in tutte le fasi operative e in modo più intenso nel primo periodo. Dal go-live del sistema è possibile attivare un presidio operativo dedicato attraverso tecnici Descor che, in presenza o da remoto, danno supporto agli utenti on desk.
